多くのビジネスパーソンが、仕事のミスに関する悩みを抱えています。ミスはしないに越したことはありませんが、完璧な人間なんていませんから、誰もがミスを起こしてしまう可能性があります。エクセルでいえば、データを入力する際にミスを起こしやすいもの。しかし、ミスをしたときに「仕方ない」と思うのではなく、それをどう処理できるかが重要です。ミスを起こす可能性を低くするために予防策として、「入力ミスが起きにくいシート」を作成しておくことをおすすめします。ここでは、「入力ミスが起きにくいシート」を作成するためのポイントをご紹介します。
入力するデータが予め決まっている場合
顧客の名簿や頂いた名刺、アンケートなどをパソコンで管理する際にエクセルが用いられることが多くあります。名簿や名刺、アンケートなどをデータ化する際によく入力するのが、名前や住所、電話番号などの情報です。また、経費や旅費精算書では部署名や役職名など、商品の売上管理表では商品名など、何度も同じデータを入力しなければならず、時にはケアレスミスを起こしてしまうことも。
そこで、1つ目のテクニックとして、あらかじめ入力するデータが決まっている場合に便利な「プルダウンリスト」をご紹介します。プルダウンリストを設定していると、一つ一つキーボードで入力する必要がありません。リストからクリックひとつで簡単に選択し、入力できるのです。
名簿などのデータ入力時に便利なプルダウンリストの作成
例として、今回は近畿地方の顧客名簿を作成することにします。
まずは、以下のようなフォーマットを作成します。
必要な（入力する）項目を列に入力していくのですが、ここにも入力するデータが決まっているものがあります。それは、「住所（都道府県）」です。
近畿地方は、大阪府・京都府・兵庫県・奈良県・和歌山県・滋賀県の2府4県を指します。
そのため、「住所（都道府県）」に入力するのは、大阪府・京都府・兵庫県・奈良県・和歌山県・滋賀県の6つのうちどれかです。
そこで、プルダウンを設定して、誤字の防止、時間短縮を行いましょう。
まずは、リストとして使いたいデータをエクセルに入力します。
印刷をしたときに、このリストが入らないよう、表から少し離れたところに入力することをおすすめします。
そして、リスト化したい列（D列）を選んで、「データ」→「データの入力規則」をクリック。
データの入力規則の、タブの「設定」を選択、入力値の種類を「リスト」にして、元の値には「大阪府」から「滋賀県」をドラックして選択後、「OK」をクリック。
すると、「住所（都道府県）」のD列にプルダウンリストが出現して、選択できるようになります。
プルダウンリストを設定すれば、入力ミスを減らせるだけでなく、作業効率もアップします。
勝手に数式や書式を変えられないように、シートを保護！
社内で複数の従業員がデータを閲覧・編集することがあれば、その作業中に誤って数式や書式が消えてしまうこともあるでしょう。そのようなトラブルが発生しないように、また万が一そういったトラブルが起きたときに責任をなすりつけないよう、知っておきたい2つ目のテクニックが「ワークシートの保護」です。
ワークシートを保護すれば、誤って数式を削除してしまったり、勝手に書式を変更されたりすることがなくなります。一部データだけ編集できるように編集可能範囲を設定することも可能です。
先ほどの表を再び使用します。番号、氏名だけでなく、住所（都道府県）、住所詳細、電話番号も入力しました。
この表の「電話番号」の部分だけ誰でも編集できるようにして、その他の部分は編集できないようにします。
編集できるようにする部分を選択して、右クリックで「セルの書式設定」を選択します。
「ユーザー設定リスト」のダイアログボックスが出てくるので、
タブの「保護」を選択、「ロック」を解除して、「OK」をクリック。
次に、メニュータブの「校閲」を選択し、「シートの保護」をクリック。
すると、「シートの保護」のダイアログボックスが出てきます。
「シートとロックされたセルの内容を保護する」
「ロックされたセル範囲の選択」
「ロックされていないセル範囲の選択」にチェックがついていることを確認して、パスワードを設定します。
「OK」をクリックすると、「電話番号」以外の項目が編集できなくなります。
シートの保護を解除する場合は、タブの「校閲」の中にある、「シートの保護を解除」をクリックし、設定したパスワードを入力すれば解除できます。
まとめ
仕事では、ちょっとしたミスが、重大なミスに繋がることもあります。
しかし、このようなちょっとしたテクニックを覚えておけば、エクセルで作業する際の
ミスを防ぐことができます。
また、無駄な時間や手間を省けることにもつながるので、積極的に取り入れてみてくださいね。
