それでは、早速セルの結合を行っていきます。この記事ではExcel2010でセルの結合を行っていますが、Excel2013はもちろん、Excel2003などでも活用できますので、ぜひ使ってみてください。

見出しを結合

下のような表に「氏名」という見出しをつけたい場合、A1とB1を結合すると、見栄えがよくなります。

A1とB1を選択して、「リボン」の「書式パレット」にある「セルの結合」にチェックを入れましょう。この時に位置を中央揃えにしておくと、見出しの文字を入力した時にきれいに見えます。

結合されたセルに、見出しを入力すると、下のようになります。

セル同士を結合

次に苗字のセルと名前のセルを結合してみましょう。

上の表のように、C2にカーソルをおき

=A2&B2

と入力します。

そうすると、以下のように氏名が連なった状態で表示されます。

C2をオートフィルで、下まで数式をコピーすれば完成です。

結合したセルをコピー

先ほど作った「氏名」の見出しを、C2へコピーしてみましょう。「氏名」のセルを選択して、コピーすると下のようになってしまいます。

「氏名」の文字をC列にのみ、表示させたいときは、「貼り付け先の書式に合わせる」を選択すれば、セルが結合されずにコピーできます。

ここで、「123」（値）のマークを選択すれば、以下のように、セルが結合されずに文字だけコピーできます。

結合したセルにオートフィルターを使う

下のようなA列が結合された表からオートフィルターを使って、特定のチームだけを抜き出してみましょう。

A列に、「データ」→「オートフィルター」で▼ボタンを表示させ、Bチームだけを抜き出すと、下のようになってしまいます。

このようなときは、まず任意のセルに「Bチーム」と入力しコピーします。

次に、A列の「Bチーム」を選択して「形式を選択してペースト」を開き、「数式」にチェックします。

「数式」にチェックを入れてから、OKをクリックします。

この後、フィルタ機能を使って「Bチーム」を抜き出せば、Bチームのメンバーが全員抽出されます。

作成した表を美しく見せるために、セルの結合は大変便利です。活用してわかりやすい資料を作成しましょう。

投稿エクセル表の見栄えを美しく！セルを結合してわかりやすい表を作成しようはエクセルサプリの最初に登場しました。

すでにある表を活用する方法は、大きく分けて3つあります。

同じエクセルファイル内のシートをコピーする

データを変えて複数の表を作成したい場合、フォーマットをコピーして使いましょう。シート見出しにカーソルを合わせ、Ctrlキーを押しながら作成したい位置にドラッグするだけで、コピーできます。

シート見出しの上に▼が出ているところにコピーされたシートが作られます。

納品書(2)が作成されました。

新しいエクセルファイルに既存ファイルのシートをコピーする

次に、エクセルファイルAのシートを、エクセルファイルBにコピーする方法をご紹介します。

コピーしたいシート名のところを右クリックし、「移動またはコピー」をクリックします。

「移動先ブック名」で「新しいブック」を選択し、「コピーを作成するにチェックをつけます。これで、新しいブックが作成されます。

エクセルファイルから必要なシートだけを別のエクセルファイルにコピーする

3つ目は、エクセルファイルAにシートが3つあって、その中の1つだけをエクセルファイルBへコピーする方法です。

コピーしたいシートとコピー先のエクセルファイルを、どちらも開いてから、「表示」タブにある「整列」を選択します。

「上下に並べて表示」を選択します。

こうすると、2つのファイルがひとつの画面で表示されます。

そして、同じエクセルファイルにコピーするとき同様、シート見出しにカーソルを合わせ、Ctrlキーを押しながら、コピー先のエクセルファイルにドラッグするだけでシートが作られます。

新しい表や書類を作成する場合、すでにある書類を活用することで、作業時間を短縮することができます。
ぜひ試してみてくださいね。

投稿3つのシートコピーを覚えて、作業時間を短縮しよう！はエクセルサプリの最初に登場しました。

これをできるだけ簡単に解消できるようにしましょう。

「図形」を使って組織図をわかりやすく装飾

Excel2003以前のバージョンで「オートシェイプ」と呼ばれていた機能に似ていますが、現在のExcel2007以降には「オートシェイプ」という項目は存在しません。

現在（Excel2007以降）では、リボンの「挿入」タブから「図形」を選んで配置するような流れとなります。ここではExcel2013を使用し、ご紹介しています。

エクセルには多種多様な図形が用意されています。

今回作る組織図の場合は長方形や楕円形、矢印などが役立つと思いますが、それ以外にも吹き出しや数式、リボンなどを使って資料の各所にアクセントを加えると、見る時に分かりやすくなるかもしれません。

置きたい図形を選ぶとマウスカーソルが＋の形に変化します。

そのままワークシートの置きたい場所をクリックすると図形が表示されます。

設置した図形は、下記のように編集できます。

• 内側にカーソルを合わせると十字矢印の形になり、ドラッグで移動できます
• 四隅に置かれた四角形をドラッグすることで幅や高さを変更できます
• 図形を選択した状態（四隅に四角形が出ている時）なら中に文字を記入できます

さらに詳細な装飾方法は以下の通りです。

記入した文字をダブルクリック（またはドラッグで範囲選択）すると装飾用のポップアップが出現します。

ここから文字揃えやフォント、文字色などを変更できます。

図形の中で右クリックすると、図形のスタイルを変更できます。

• 「スタイル」から全体的なテーマを選べます
• 「塗りつぶし」では図形内部の色を指定できます
• 「枠線」では図形の輪郭の色や太さ、実線/点線などを指定できます

図形を選択した状態でCtrl+C→Ctrl+V（コピー＆ペースト）もしくは、図形をドラッグして[Crtl]キーを押しながらドロップして複製（コピー）すると、全く同じスタイル・同じサイズの図形を複数置くこともできます。

また、貼り付ける際にセルを選択してから貼り付けると、選択したセルの左上に合わせて挿入されます。他の図形と位置を揃えたい場合には、セルを基準にして配置するといいでしょう。

下図のような組織図が簡単に作れるので、連絡網やフローチャートなど、幅広く使えます。

図形を使うメリット

セルの結合と罫線を使えばもっと簡単に連絡網の体裁を作ることもできます。もちろんセルの色を塗ることも可能です。

しかし、この方法だと途中に人物を追加したい場合など、手間がかかる上に柔軟な対応ができません。

図形なら新しく追加するだけでなく、位置の入れ替えや補足を足すことなども簡単にできます。

また、同様の図はSmartArtを使って作ることもできます。SmartArtは、「挿入」タブから「SmartArt」を選択すると一覧が表示されます。今回は組織図を作成するので、「階層構造」というメニューを選択します。

ここで選択したのは、「円形画像を使用した階層」です。これは名前と顔写真を表示できるので、ひと目でわかりやすい組織図を作成することが可能になります。

作成するSmartArtを選択し、OKを押すと、以下のように図式とテキスト入力欄が表示されます。

まずは①の部分でそれぞれの名前を入力していきます。

上図②の部分をクリックすると、以下のように任意のフォルダから画像を選択することができます。

それぞれの画像を選択すると、以下のように顔写真つきの組織図が完成します。

エクセルの「図形」はWindowsのデスクトップガジェットの「付箋」に近い使い勝手があります。

セルにとらわれず、好きな位置に好きな大きさ・好きな形で配置でき、装飾も自在。重要な部分を強調するために使用することもできます。

投稿エクセルを使って簡単に組織図を作る2つの方法はエクセルサプリの最初に登場しました。

レコードに番号を振るには、大きくわけて、簡単に使える“オートフィル”と、“ROW関数”の2つの方法があります。

オートフィルは簡単に使えますが、行を削除したり、手直しをしなければなりません。一方のROW関数は行を削除しても自動的に連番を振りなおしてくれます。

状況によって必要な方を選択してください。それでは、使い方を説明していきます。

オートフィルを用いる

ここでは、Excel2013を用いて解説していますが、オートフィルはそれ以前のバージョンでも使用することができます。

まず、初期値である１を入力、そのセルを選択して、フィルハンドルを表示させます。フィルハンドルとは、選択したセルの右下にマウスを移動すると表示される「＋」のことです。

この状態で、セルの外側にドラックすると連続データを作成します。

同じ数字がコピーされますので、コピーしたセルの範囲の右下に表示されているアイコンをクリックしオートフィルオプションのメニューを表示します。

「連続データ(S)」を選択すると連続データに変わります。なお、このオートフィルオプションはExcel2002以降でご利用できます。

初めに2つのデータを入力してフィルハンドルをドラックすると、

一度のドラックで連続データを作成することができます。

操作が簡単であることが、オートフィルのメリットです。しかし、デメリットもあります。何かの都合で、一行削除する場合、その項番も一緒に削除されてしまうため、連番ではなくなってしまいます。その場合には、同じ操作によって、連番を振りなおす必要があります。

6行目を削除すると、連番でなくなってしまいます。

そのため削除された行の上２つセルを選択し、連続データを再度作成し直す必要があります。

ROW関数を用いる

オートフィルによる連続データを作成する方法は、簡単な操作で連番を作成でき、とても便利ですが、変更が発生し、行が削除された場合には、連番が崩れてしまい、再度、連番を作成し直す必要がありました。そこで、ROW関数を用いて、行が削除されても連番が崩れない方法を説明します。

ROW関数は、入力されているセルの行番号を返します。2行目に「=ROW()」と入力すると、「2」になるため、「=ROW()－1」とすれば、値を「1」にすることができます。

セルの値は「1」となります。

以降のセルにも、この「=ROW()-1」を連続データ作成時と同じ方法で、コピーをすると、連番を作成することができます。

行が削除されても、ROW関数によって連番を保つことができます。

オートフィルや数式、ROW関数など、作成するケースに応じて最も効率いい方法を用いることにより、作業効率をUPさせましょう。

投稿レコード管理に欠かせない連番を自動的につける方法はエクセルサプリの最初に登場しました。

この機会に、ぜひスタンダードな方法を習得してみてくださいね。

1. セルの移動の仕方

以下の図は四方に囲まれているB列の４行目のセルを選択している状態です。

ここに“1”を入力しenterキーを押します。

カーソルが下のB列の５行目に移動し入力が確定されました。

このカーソルをB列４行目に移します。さらにポインタの位置を右下の四角(フィルハンドル)以外の場所に載せると上下左右に向かった矢印がでてきます。

この状態でドラッグ(左クリックを押したままの状態)しながら任意のセルにドロップ(左クリックを放す)するとセルのデータが移動します。図はC列の８行目に移動したものです。

同様の操作法

• 右クリックから切り取り、貼り付け
• Ctrlキー+X、Ctrlキー+V

2. セルのコピーの仕方

セルのコピーも移動に似た方法で出来ます。

コピーをしたいセルを、Ctrlを押しながらドラッグで移動し、目的のセルにドロップすることで、セルに入っている文字列をコピーすることができます。

コピー＆ペーストのショートカットキーや、右クリックを使わずにコピーができました。

同様の操作法

• 右クリックからコピー、貼り付け
• Ctrlキー+C、Ctrlキー+V

この方法は図形や写真などを挿入したデータにも使用できます。同じ図形を作成するときにCtrlからのコピーは便利です。

3. たくさんのデータを扱う

図の緑色の場所にあるフィルハンドルをドラッグします。

そのままドラッグをしてB列５行目でドロップしましょう。

図のようになります。右下のオートフィルオプションで連続データをクリックすると連番で表示されます。

連続データを押した状態

次にB列２行目に“１”と入力、３行目に“２”と入力して２つのセルを選択し同様の操作を行います。

規則に従って１ずつ増加した連続データになっています。

この状態では先ほどと逆にオートフィルオプションを開いてセルのコピーをクリックするとコピーされたデータになります。

下図のB列２行目のフィルハンドルをダブルクリックしてみてください。

B列５行目までコピーされたデータが作成されます。

移動とコピーは基本操作であり、方法が何通りもあります。そして使用頻度もかなり高いです。この少しの時間を短縮できれば、大幅な作業効率のアップが見込めます。まずは基本をしっかり押さえてエクセルを使いこなしていきましょう。

投稿毎日の作業時間を短縮！セル入力で絶対に覚えておきたい“3つの方法”はエクセルサプリの最初に登場しました。

ROUND関数とは

ROUND関数は3種類あります。

• ROUND … 四捨五入
• ROUNDUP … 切り上げ
• ROUNDDOWN … 切り捨て

引数には数値（またはセル番号）と、「桁」を指定します。

数式にいれる際に、

• =ROUND(A5, -1) であれば A5セルに入っている値の「一の位」を四捨五入します。
• =ROUNDUP(B5, 0) であれば B5セルに入っている値の「小数点第一位」を切り上げます。
• =ROUNDDOWN(C5, 1) であれば C5セルに入っている値の「小数点第二位」を切り捨てます。

「桁」を指定する引数は、値を上げると桁が下がるようになっています。

ROUND関数で「四捨五入」計算

ROUND関数を使って金額を計算してみます。

まずは単価の十の位を四捨五入して、区切りのいい金額を導きます。

関数を追加するセルを選択して、数式バーの隣の「関数の挿入」ボタンからROUND関数を探します。

こちらは引数を入力する画面です。

上（数値）には、この関数を使って計算する対象を指定します。今回はC3のセルに入っている値とするためセル番号を指定します。

下（桁数）は、さきほど説明したROUND関数の「桁」を指定する数値を入力します。今回は「十の位」を四捨五入したいので -2 とします。

セルを選択する場合、対象のセルをクリック（範囲選択したい場合はドラッグ）してからEnterを押します。

これでD3のセルには =ROUND(C3, -2) という関数が出来上がっているはずです。

オートフィルを使って他のセルにも関数を適用し、完了です。

この画像では「十の位」を四捨五入しているため、全ての商品の単価が同じになりました。

ROUNDUP関数で「切り上げ」計算

続いては単価の「一の位」を「切り上げ」で計算してみます。

先ほどと同じように、関数を追加するセルを選択します。

今回使用するのは ROUNDUP 関数です。

続いて引数を指定しますが、初歩的なミスに繋がりやすい注意点を書いておきます。

• 「数値」に指定するセルは「単価」です。このセルの1つ隣にある「四捨五入」ではありません。
• 今回は「一の位」を指定します。第二引数は -1 です。

前述の「ROUND関数」の時とは桁や対象が変わっているため、混乱しないよう気をつけてください。

こちらもオートフィルで全ての商品に適用します。

「一の位」を切り上げているため、計算後の価格に差分が発生しています。

ROUNDDOWN関数で「切り捨て」計算

次は「一の位」を「切り捨て」で計算してみます。

使用するのは ROUNDDOWN 関数です。

前項、ROUNDUP の時と同じく、「一の位」を指定するため第二引数には -1 が入ります。

「切り捨て」で計算されました。

このようにROUND関数を使うと“区切りのいい数値”を簡単に求められるようになります。小売価格などを計算する際にも役立ちますよ。

税込計算も覚えてしまいませんか？

「商品価格」を求める上で避けて通れないのが消費税です。せっかくなので、ROUND関数と一緒に税込価格の計算方法も覚えてしまいませんか？

これもとても簡単です。

まず、「単価」にそのまま消費税8%を計上する場合、小数点（＝1円以下の単位）が発生してしまいます。（※本記事執筆時点の消費税率 8% です。その時々の消費税率に応じて、この数値は変更してください。）

一般的に、消費税計算の際に発生する小数点以下の数値は、切り捨てで計算されます。なので、消費税計算を行うときはROUNDDOWN関数を使ってください。

計算方法は次のようになります。

• 「数値」には「単価」の入っているセルを指定し、消費税計上のため1.08 を掛けます。
• 「少数第一位」を切り捨てしたいので、「桁数」には 0 が入ります。

コーラの単価に消費税8%を計上し、円で支払えるよう少数点第一位を切り捨てした結果が求められました。

消費税の小数点以下を、切り上げや四捨五入することはほとんどありませんが、ROUNDUP関数による「切り上げ」や、ROUND関数による「四捨五入」なども頭の片隅にでも置いておくと、色々なところで活用できます。

投稿四捨五入、切り上げ…小数点以下で計算がずれない、ROUND系関数の使い方はエクセルサプリの最初に登場しました。

オフィスの中には「データベース」に特化した「アクセス」があります。しかし、アクセスには及ばないまでも、エクセルもデータベース機能を兼ね備えているのです。

例えば、「ソート」「フィルタ」「条件付き書式」「重複の削除」などのデータベースの必須機能は、ボタンひとつで使えるようになっているのが、その現れです。

これらは、主に値の入力が終了した後の処理を行うための機能ですが、エクセルには、入力段階で値を適切に配置する機能も用意されています。

ビジネスシーンにおいてデータベースを活用するとき、ゼロから入力作業を行う場合と、古いシステムで作成したデータを加工し、新しいシステムで再利用する場合があります。

データを再利用する場面では、古い値を効率的にセルへ再配置することが重要ですが、その際に作業を効率化してくれるのが、Excel2013から新たに導入された「フラッシュフィル」です。

そこで、ここでは、顧客名簿などの氏名を例に、このフラッシュフィルを利用したセルの分割と結合を行う方法をご紹介します。

（完成図）

フラッシュフィルを利用した値の分割と結合

「フラッシュフィル」は、エクセル2013から搭載された機能なので、あまり触れたことがないという方もいるのではないでしょうか。

これまで、1つのセルの値を2つのセルに分割するときには、「区切り位置」を使用する方法、「区切り位置」が使用できない場合は、関数を組み合わせて使用する方法が一般的でした。

また、2つのセルの値を1つのセルの中に結合する場合も、関数を使用する方法、あるいは“ =A1&B1”のように2つのセルを参照する方法が一般的でした。

しかし新機能の「フラッシュフィル」を使えば、作業時間を大幅に短縮してくれます。

値の分割

まず、セルの値を分割する方法からみてみましょう。

ここでは例として、顧客名簿内で氏名を1つのセルで扱っていたものを、新たな顧客名簿では「姓」と「名」に分割していきます。

まず、準備として最初の1件のみ手動で入力します。この場合、一番上の「冨永洋二」の行に、それぞれ「冨永」「洋二」と入力します。

そして、以下の手順でフラッシュフィルを利用し、自動的に値を入力させます。

1. 手動で入力した「冨永」も含め、自動入力の対象とする空白のセルを範囲指定。

2.「データ」のタブ→「フラッシュフィル」のアイコンを選択。

3. フラッシュフィルが働き、指定範囲に自動的に値が入力される。

「名」の列についても同様の手順で値を入力しましょう。

この手順で大部分のセルには正しい値が入力されましたが、一番下の「林純」のみ正しく入力されませんでした。

これは、エクセルが「最初の2文字」と「残りの文字」での分割、と学習したためです。

フラッシュフィルは便利な機能ですが、多くのデータを処理するときは、例外が発生することもあるので、ご注意ください。

値の結合

次に、セルの値を結合する方法を見てみましょう。

ここでは、顧客名簿内で氏名を「姓」と「名」で分割していたものを、1つのセルに結合していきます。

まず、分割のときと同様に、最初の1件である「冨永洋二」のみ手動で入力します。

そして、フラッシュフィルを利用した値の自動入力も「分割」のときとほぼ同じ手順で行います。

1. 手動で入力した「冨永洋二」も含め、自動入力の対象とする空白のセルを範囲指定。

2.「データ」のタブ→「フラッシュフィル」のアイコンを選択。

3. フラッシュフィルが働き、指定範囲に自動的に値が入力される。

最後に

フラッシュフィルの分割・結合をご紹介しましたが、他にも様々なことに使えます。例えば、1つのセルに入力された郵便番号、住所、番地を、別々のセルに入力する。あるいは電話番号のセルに入力されたハイフン（-）のみを削除するといった、規則性のある操作なら、大抵のことに応用できます。

また、フラッシュフィルは、関数を使って分割・結合するよりも、簡単に行なえるというメリットもあります。

1つのセルに入力すべき値は場面ごとに異なりますが、フラッシュフィルの使い方を覚えておけば、多くの場面に素早く対応できるようになります。

エクセルを使用してデータベースの再利用、更新をするときに、フラッシュフィルを活用してみてください。

投稿エクセルを“データベース”にする第一歩。“フラッシュフィル”を使ってみようはエクセルサプリの最初に登場しました。

ここではExcel2013を利用していますが、それ以前のバージョンでも同じような手順で作成できますので、ぜひお試しください。

作成

挿入タブから図形を選択します。基本図形が中に格納されていてそのまま使用することができます。

この中から任意の図形を選択してクリックを押すと図形が挿入されます。今回は五角形を使用しました。

この時にドラッグをしたままの状態でマウスポインタを動かすと任意の大きさに変更をすることができます。さらに縦横比を維持したまま大きくしたい時はShiftキーを押しながら操作をしてみましょう。

次に、色の変更をしていきます。

図形をクリックして選択した状態にすると、書式タブが表示されるので、そこから図形のスタイル、塗りつぶしを選択します。ここでは黄色を選択しました。

この時に枠線が初期設定で設定されているので消したり、色や幅の変更をするとスッキリします。ここでは削除します。

そこに、別の図形や文字などを重ねていきます。

挿入した図形に文字を付け足したいときには、図形を右クリックしてから「テキストの編集」を選択すると、任意の文字列を入力することができます。

フォントや文字サイズを変更したいときは、文字を範囲選択すると、下図のように書式変更画面が出てきます。

テキストボックスの部分を選択したときメニューバーに表示される「描画ツール」の「書式」では、立体的な文字や影付きの文字にすることもできます。「ワードスタイル」をクリックすると下図のように一覧が表示されます。

入力した文字列を図形の中央に配置することもできます。

ふたつの図形を重ねた時に、手作業で中央に挿入しようとするとずれてしまうこともあるので、機能を使用して真ん中に合わせておきましょう。

まず挿入した図形と、先ほど作成した黄色の五角形を選択します。選択の仕方はCtrlキーかShiftキーを押しながら図形をクリック、もしくは検索と選択をクリック→オブジェクトの選択を行ない、ドラッグしながら図形を囲むとそのドラッグ内にある図形を全て選択した状態になります。

選択した状態で書式タブから配置を開き、左右中央揃え、上下中央揃えとそれぞれ選択すると図形がちょうど真ん中で重なります。(他の配置は実際に使用してみてください)

次に、２つの図形を選択した状態で配置のグループ化をクリックしてみましょう。

２つあった図形が１つにまとまってオリジナルの図形になりました。

図形の組み合わせはアイデア次第で色々なオリジナル図形を作成することができます。

例えば自作の名刺を作ったり、資料で図解をするときにわかりやすくしたりと、アレンジした図形を作成できるといろいろな場面で使うことができ便利です。

投稿オリジナル図形を作成してみようはエクセルサプリの最初に登場しました。

ビジネスシーンではエクセルを使用することで複雑な分析が可能になりますが、参照対象のセルが複雑である程、計算式も複雑になります。計算式が複雑で理解が困難になると、業務の「引継ぎ」や計算式の「再利用」も困難となり、業務の停滞をもたらす原因にもなりかねません。

ここで役に立つのが、「名前」をつける機能（名前定義）です。

セルやセルの範囲に「名前」をつけることで、計算式をシンプルに記述することができますので、引継ぎや再利用が予定されているビジネスシーンでは、むしろ重宝する機能になります。

そこで、ここでは、「販売記録」の分析を例にして、「名前」の活用方法をご紹介していきます。

「販売記録」の分析

ここでは、下記のシートから2つの分析を行ないます。

1. 「性別」の傾向分析
2. 「時間」と「売上金額」との複合分析

「販売記録」の分析（完成図）

※A列の時間の部分は、「文字列」として入力しています。

名前を使用しない計算式

まず、「名前」を使用しない計算式からみてみましょう。

「性別」の傾向分析

ここでは、単一の条件からカウントする“COUNTIF関数”を利用して、「性別」の列“B2:B21”の「男」「女」のセルをそれぞれカウントします。

例えば、「男」のセルをカウントする計算式は、このようになります。

「時間」と「売上金額」との複合分析

ここでは、複数の条件からカウントする“COUNTIFS関数”を利用して、3つの条件に適合をするセルをカウントします。「売上金額」の列“D2:D21”については、範囲内にあることの判断が必要となりますので、上限・下限の2つの条件を指定します。

例えば、時間「10時台」の売上金額「1～500」円をカウントするには、このような計算式になります。

複合分析では、複数の条件を設定することから計算式が長くなります。ここでは、条件を3つ指定していますが、「時間」の部分についても上限・下限の条件が必要となれば、条件は4つとなり、さらに計算式が長くなります。

名前を使用した計算式

次に、「名前」を使用した計算式をみてみましょう。

まず、セルの範囲に「名前」を設定します。ここでは、参照対象の「時間」「性別」「売上金額」のそれぞれの範囲について、以下のように名前を設定しました。

例えば、「時間」の名前を設定するときは、A2からA21のセルを選択して、シート左上の「名前ボックス」に「時間」と入力し、ENTERキーを押します。

「性別」「売上金額」の範囲についても同様に名前をつけておきます。

3つの範囲指定が終了したら、「名前ボックス」のプルダウンメニューから名前をそれぞれ選択し、範囲設定が正しくなされていることを確認してください。

これで準備完了です。続けて、これらの「名前」を使用して計算式を作成します。

「性別」の傾向分析

ここでは、名前を使用しない計算式と同じように、“COUNTIF関数”を利用して「性別」の列”B2:B21”の「男」「女」のセルをそれぞれカウントしますが、前に設定した「性別」という名前を計算式に使用します。

例えば、「男」のセルをカウントする計算式は、このようになります。

=COUNTIF(性別,”男”)

女性の場合は

=COUNTIF(性別,”女”)

と、一文字だけ変えればOKです。

「時間」と「売上金額」との複合分析

複合分析についても、名前を使用しない計算式と同じように、“COUNTIFS関数”を利用して3つの条件に適合をするセルをカウントしますが、名前「時間」「売上金額」を計算式に使用します。

例えば、時間「10時台」の売上金額「1～500」円をカウントするには、このような計算式になります。

名前の有無による計算式の違い

名前を使用した計算式と、使用しない計算式をみてきましたが、両者を並べるとその違いがよく分かります。

これらは同じ計算結果となりますが、どちらの計算式がシンプルで業務の「引継ぎ」や計算式の「再利用」に向いているのか明らかです。特に、条件設定が複雑になる『「時間」と「売上金額」との複合分析』は、名前を使用すると算式がすっきりするので、これだけでも使用するメリットになります。

「名前」の編集・削除

最後に、「名前」の編集・削除の方法を確認しておきましょう。

名前の編集や削除の必要が生じたときは、「数式」のタブ→「名前の管理」を選択します。

「名前の設定」ウィンドウが表示されるので、名前を選択し「編集」あるいは「削除」を選択します。

セルやセルの範囲に「名前」をつけることは、少し面倒なので、好んで使っている人は少ないかもしれません。

しかし、数式の見やすさや、引き継ぎのしやすさを考えれば、「名前」を設定するメリットが感じられるのではないでしょうか。

エクセルのこの機能を活用して、シンプルで分りやすい計算式の作成にチャレンジしてみてください。

投稿複雑な分析に絶対役立つ「名前設定」の方法はエクセルサプリの最初に登場しました。

この参照には、「絶対参照」「相対参照」「複合参照」という3種類が存在します。

それぞれの特徴と違いを理解しておくと、参照を使う際にミスがなくなります。

ここではExcel2013を用いて解説していますが、Excel2010以前でも同じ方法で使うことができますので、ぜひ読んでみてください。

絶対参照・相対参照とは？

エクセルで計算を行なう時、通常はこのようにセル番号をそのまま代入します。

オートフィルを使うと、代入するセル番号も自動で変化します。オートフィルは、セルの右下に出てくる四角形をドラッグすることで行なえます。

金額の合計などを一気に求める時に重宝する機能です。

では表の空いている部分、商品単価にかかる消費税額を求めてみましょう。

消費税は商品の種類や個数、単価に関わらず一定なので、専用にセルを設けます。

こうすると単価の入っているセルと、消費税率の入っているセルを掛け合わせるだけで簡単に求められます。式は次のように書けばOKです。

=D3*I3

他の商品の消費税を求めるために、オートフィルを使ってみましょう。

オートフィルを使うと他のセルの消費税率が0円表示になってしまいます。これは、オートフィルによって代入するセルも引っ張られた結果、 I4～I9の空白のセルが代入されているせいです。

このように、数式が複製された時、複製先のセル番地に合わせて代入されるセル番号を自動的に変化させるものを「相対参照」といいます。

これと対になるものが「絶対参照」です。「絶対参照」は、参照するセルを固定するので、オートフィルで数式を複製しても「相対参照」のように変わることはありません。下図でいうと消費税率の入っている「I3」セルのことです。

絶対参照で計算式を作るには、対象のセル番号の「行番号」「列番号」両方の手前に半角の $ を入れます。

I3セルを絶対参照するなら、 $I$3 という具合です。

手打ちだとなかなか大変ですが、対象のセル番号を数式バーに代入した後で F4 キーを押すと、自動的に絶対参照としてくれます。

絶対参照値 I3 は不動なので、オートフィルを使っても変化しません。

複合参照とは？

先ほど使った絶対参照値 $I$3 の「行」または「列」どちらかを相対参照としたもののことです。少し分かりづらいですが、代入するセル番号の「行」と「列」のどちらか片方が絶対参照で、もう片方を相対参照とする方法です。

複合参照は、どちらか片方の数値を固定して、オートフィルによる計算を行なえます。今回のように消費税計算や、売上の構成比の算出（商品の売上 / $売上の合計）など、ひとつの数値を複数のセルで使うような場合に便利です。

先ほど絶対参照 $I$3 を F4 キーで作りましたが、F4キーを押した回数で複合参照を作ることもできます。

これの関係は、

• 絶対参照：F4を1回
• 行を絶対参照：F4を2回
• 列を絶対参照：F4を3回
• 絶対参照を使わない：F4を4回

となります。

「行」と「列」は、どちらが縦で、どちらが横？

2つの違いについて、いかがでしたか？絶対参照と相対参照をうまく使い分けていきたいですね。

ところで、絶対参照と相対参照以外にも、エクセルの用語にも少し分かりにくいものがあります。その中のひとつが、今回の解説にもよく出てきた「行」と「列」です。どちらが縦を意味して、どちらが横を意味しているのか、パッと分かるでしょうか？

エクセルの場合は、こうやって覚えると簡単です。

• １、２、３など、セルを横に並べるものが「行」
• A、B、Cなど、セルを縦に並べるものが「列」

絶対参照の他にも何かと役立つので、ぜひ覚えておいてくださいね。

投稿絶対参照？相対参照？混同する単語を一発で理解しよう！はエクセルサプリの最初に登場しました。