経理業務で大切なことは、1ヶ月のルーチンワークを把握しておくこと。そのためには、ルーチンワークを一覧にしておくと便利です。
実は一般的な経理業務でも活躍するCOUNTIF関数とIF関数を使えば、そんなルーチンワークを含めたスケジュールを瞬時にまとめることができます。今回はCOUNTIF関数とIF関数を使って、時間帯が重複した箇所がひと目で分かるようにし、時間の有効利用ができるようスケジュール管理をしてみましょう。
スケジュール管理におけるCOUNTIF関数とは
例えば図1のように、B列～E列までが「1日に必ずやるべき業務」、G列とH列は時間こそ未定なものの「毎月行われる業務」として枠を設けておき、月間のルーチンワークを作成したとします。1日の時間割はあくまで目安ですが、もしこの状態で会議や各種提出書作成が日々のルーチンワークと重複した場合、時間の調整をしなければなりません。そうしたとき、一覧の表から重複したい箇所を探し出してくれるのが、COUNTIF関数なのです。
1. COUNTIF関数の使い方
図2は、会議および各種提出書作成の「時間」を入力したものになります。会議はそれほど多くはありませんが、各種提出書作成は経理業務上、他の部署から依頼されるものが多いこともあるので「スケジュール管理」が大切になってきます。ここでは、重複した時間帯でCOUNTIF関数を利用して抽出します。
（図3）
まず、I列にある「重複確認」の枠を作成しておきます。次に、いよいよCOUNTIF関数の登場ですが、重複確認の枠（[I5]セル）にマウスをあてた状態で数式タブから「その他の関数」を選択し、統計の中にある「COUNTIF」をクリックします。
（図4）
関数の引数では、図4のように[B5]～[H5]の範囲を指定します。また、検索条件は[F5][G5][H5]の3つにカーソルをあて、それぞれの間に「+（プラス、[Shift]+[れ]」を入力します。これで重複条件の数式の完成です。
2. IF関数を組み合わせた実用例
前項では、COUNTIF関数の使い方を解説しましたが、この段階では、重複しているかどうかの判定まで結びつきません。それでは、COUNTIF関数とIF関数を組み合わせた数式で、重複判定に至るまでの実用例をご紹介いたします。
先ほど出した数式「COUNTIF(B5:H5,F5+G5+H5)」をメモ帳などに貼り付けておき、再びI5セルにカーソルを合わせます（先ほどの数式は削除した状態にします）。そのあと、図5のように数式タブを選択し、論理関数の中にある「IF」をクリックします。「関数の引数」が表示されたら、論理式に「COUNTIF(B5:H5,F5+G5+H5)>1」をペーストします。また、真の場合に「”○”（ダブルクオーテーションマーク（“）で文字列を囲まないとエラーになってしまうので注意）」と入力し、偽の場合には「全角スペース」を入力すれば、全ての数式の完成です。
上記の手順を踏むことで、当日になってから仕事が追加された場合には重複しているかどうかがひと目で分かり、「空き時間に何をすればスムーズにスケジュールが進行するか」が把握できるようになります。
エクセルを利用してスケジュール管理を行う場合でも、常にその通り時間が動くとは限りません。また、いくらスケジュールを把握していたとしても、多忙のあまり万が一にブッキングしてしまう可能性も考えられます。そうしたとき、その日のスケジュール内で重複箇所があるかないかを把握できるだけで、さまざまなリスク回避に繋がるはずです。COUNTIF関数はさまざまな用途で使うことができるため、一度使い方を覚えてしまえば応用も効きます。空き時間を活用して、まずはスケジュール管理から始めてみてはいかがでしょうか。
