ピボットテーブルは、大量なデータの中から条件に基づいた数値を取り出し、すばやく集計してくれる、大変便利な機能です。
条件の変更も簡単な操作で容易にでき、すぐに結果が得られるため、集計作業の際に良く用いられますが、じつはピボットテーブルには集計を目的としない意外な使い方もあります。

例えば一つの表を複数のシートに分ける際に、ピボットテーブルを作成してからシートを分けるととても簡単に作業することができます。今回はその方法をご紹介したいと思います。

ピボットテーブルを使って、複数シートに分ける

以下に、ある店舗の商品売上をまとめた表があります。
この売上データをもとにピボットテーブルを作成してから、元データを店舗別にシートに分けてみましょう。

店舗は「西口店」「南口店」「東口店」の３店舗があります。

これを店舗ごとのデータに分けるには、フィルターで抽出したり並べ替えたりしたデータを新しいシートに貼り付ける地道な方法もありますが、ピボットテーブルを使うととても効率的に作業できます。
ピボットテーブルにはセルから詳細データ(該当データ)を別シートに書き出すことができる機能があり、データ抽出の1つの方法として利用できます。

1.ピボットテーブルを作成する

①ピボットテーブルを作成する前に、まず元データがデータベースの形式になっていることを確認します。元のデータが整っていないとエラーの原因となり、ピボットテーブルを作成することはできません。

◆プラスワン豆知識ーデータベースの形式とは◆

データベースの形式を整えるためには、いくつかの条件を満たす必要があります。
ピボットテーブルを作成する際は、元データが以下のようになっているか、きちんと確認しましょう。

②売上一覧表（元データ）の中のセルを一つクリックし、【挿入】タブ→【ピボットテーブル】を選択。
※表がデータベースの形式であれば、エクセルが表の範囲を自動的に認識するので、クリックするセルはどこでもOK。

【挿入】タブ→【ピボットテーブル】

③[ピボットテーブルの作成]のダイアログボックスが表示されるので、集計する表データの範囲を選択し、ピボットテーブルを作成するシートを指定します。

④売上一覧表（元データ）が入力されている「売上」シートの左側に新しいシート「Sheet1」が挿入され、ピボットテーブルの土台が作成されます。
ピボットテーブルを作成する時には、元表の中のどの列のデータを表にするのかを選んで指定するのですが、この「列」をフィールドと言います。画面右側に表示されたフィールドで集計したい列を選択します。

今回はフィールドを以下のように配置します。
行：店舗名
値：金額

フィールドリストの「店舗」を「行」エリアへ、「金額」を「値」エリアへドラッグします。

店舗ごとの金額が合計された表ができあがりました。

2.データの取出し

⑤上の表のB4のセルには西口店の金額の合計が表示されています。
このB4セルを【右クリック】し【詳細の表示】をクリックするとSheet1の左に新しいシートSheet2が挿入され、西口店のデータが取り出されます。※セルB4を【ダブルクリック】してもOKです。

⑥同様にSheet1のセルB５、B6それぞれで「詳細の表示」操作を行います。

Sheet１のピボットテーブルの左に、Sheet2、Sheet3、Sheet４シートが挿入され、それぞれ西口店、東口店、南口店のデータが取り出されています。
このようにして取り出されたデータは、コピーや移動、シート削除などの操作を行っても元のピボットテーブルや売上データに影響することはないので、必要に応じて加工もできます。

ピボットテーブルは敷居が高いと思われがちですが、操作自体はそれ程複雑なものではありません。基本のしくみが理解できれば、元データの変更に伴う更新や別項目での集計といった応用も対応可能です。

作業工程の一つとしてピボットテーブルを使うことで、データ作成の効率アップを図ることができます。集計を伴う作業の際には、ピボットテーブルが利用できないかどうか、まずは検討してみてはいかがでしょうか？

投稿一つの表を複数シートに簡単分割！ピボットテーブルの意外な活用法はエクセルサプリの最初に登場しました。

エクセルで作成した顧客住所録は、さまざまな形で活用できます。ここでは、分割したデータを利用して地域ごとの分布を調べ、宛名印刷で地域によって最適なあいさつ文を挿入する方法を見ていきましょう。

1．住所録データから県名だけを取り出す

「セルに入力された住所から、都道府県だけを関数で抽出する方法」という記事で紹介していますが、まずは住所録データから県名だけを取り出し、一覧に追加しましょう。IF関数、MID関数、LEFT関数を組み合わせることで、県名だけを取り出すことができます。これであれば、「北海道」や「東京都」といった“県”以外の場合も、あるいは「和歌山県」や「神奈川県」といった4文字の県名も取り出すことが可能です。

2．県名から地域を判断する

県名が抽出できたら、その都道府県が日本のどの地域なのかを特定します。これにはまず、各都道府県がどの地域にあたるのか、といった表が必要となるので、まずは「地域リスト」というシートを作成しましょう。

このリストの中からVLOOKUP関数で県名を探して、地域の名前を判断していきます。「数式」タブの「検索/行列」をクリックし、VLOOKUP関数を選択します。

各項目に、以下を入力していきます。

• 検索値：C2（都道府県の部分）
• 範囲：地域リスト! C2:$D$48（「地域リスト」シートの表部分）
• 列番号：2（地域リストの表の2列目）
• 検索方法：FALSE（検索値が完全一致したセルを検索）

ここでのポイントは、「範囲」の部分を絶対参照（$をつける）にしておくことです。こうすることで、「地域リスト」の選択範囲が固定され、他のセルに同じ数式をコピーした時にも計算結果が正しく表示されます。

これで、各住所での都道府県に基づいて地域リストの中から都道府県を検索し、その地域名を表示することができました。

2.1．地域分布の調査をする

このデータを元に、各地域の分布を導き出してみましょう。まず、地域ごとの数をリスト化します。

地域名をキーワードに、COUNTIF関数を使って数量を計算してみましょう。「数式」タブの「その他の関数」から、「COUNTIF」を選択します。

ここでもポイントは「絶対参照」です。後から同じ数式を使用できるよう、表の位置を絶対参照で固定しておきます。

これで、住所録における「北海道」地域の数が把握できました。同様にほかの地域の数も確認していきたいので、地域一覧の下まで数式をコピーしましょう。一番上のセルを選択し、ドラッグすればコピー完了です。

これで住所録データの地域分布が把握できました。「挿入」タブから「円」を選択し、円グラフを作成すると下図のようにわかりやすく表示できます。

3．地域によってあいさつ文を変更する

Wordの差し込み印刷機能ではあいさつ文を簡単に挿入できますが、冬は特に、地域によって地域間での天候の差が大きくなります。そこで、あいさつ文を地域によって変更すれば、より顧客に合ったお礼状やDMが送れるようになるのではないでしょうか？

まずは各地域のあいさつ文を作成しましょう。先ほど作った地域分布の隣に、「あいさつ文」の項目を追加します。ここでは4月1日という設定であいさつ文を作成しました。

「花便り」という言葉を使い春の季節感を出していますが、4月1日時点の場合、北海道では桜が開花しません。また、九州では桜が散り始めてしまっているため、より適したあいさつ文にしたほうが良さそうです。そのため、下図のように地域ごとのあいさつ文を設定します。

そして、差し込み印刷を行う際にこのあいさつ文を適用したいので、この表をさきほどの住所録データに追加していきます。「あいさつ文」の列を追加し、VLOOKUP関数を使って「地域」から「あいさつ文」を検索しましょう。

こうすることで、住所録のデータに地域ごとのあいさつ文が追加できました。

このデータを利用して差し込み印刷をすれば、それぞれのあいさつ文を挿入することができます。

次に、Word上で「差し込み文書」タブから「宛先の選択」で「既存のリストを使用」を選択します。

ここでさきほどあいさつ文を追加した、住所録のエクセルデータを選択すると、以下のようにあいさつ文まで含めた住所録データが表示されます。

これを以下のように差し込み印刷に使用すれば、地域ごとのあいさつ文を自動で表示することができます。一般的は住所を入れることはありませんが、ここでは差し込み印刷の参考として住所を入れています。

いかがでしょうか。DMなどの場合、文面を手書きするのは大変な作業ですが、エクセルで地域ごとに設定すれば簡単にあいさつ文を変更できます。また、計算式を組み合わせれば月ごとのあいさつ文を変更することも手軽にできるため、季節によって作り変える必要がなくなります。ぜひ関数や住所録データを工夫して、DM発送を行ってみてください。

投稿エクセルで住所録管理から、顧客の地域別に効果的なDMを作成する方法はエクセルサプリの最初に登場しました。

一枚のシートにずっと入力していっても良いのですが、月別の集計を簡単に比較するにはスクロールしないといけない部分が長すぎて、実用的ではありません。

そこで、月単位でシートを分けて入力し、見やすく整理する方法をご紹介します。

Excel2013でピボットテーブルを作成する

まず、1ヶ月の売り上げを様々な方向から分析することが簡単にできる「ピボットテーブル」を作成しましょう。

「ピボットテーブル」は初めて聞く人もいるかもしれません。

それもそのはず、エクセルのメニューリボンには標準で非表示になっています。

メニューとして表示させるには、「ファイル」→「オプション」→「リボンのユーザー設定」の順にクリックし、左側のメニュー一覧から「ピボットテーブル」を右側のリボンメニュー一覧に追加します。

このとき、新しいタブを追加しないと追加登録できないので注意しましょう。

ここまでできたら、追加したタブ（この場合は”集計”タブ）にある「ピボットテーブル」ボタンをクリックします。

必要に応じて設定を変更しますが、今回は新しいシートに作成するので、このまま「OK」をクリックします。

新しいシートが追加され、右側に項目一覧が表示されますので、集計したい項目にチェックを入れると、自動的に集計がされます。

集計項目は一つだけでなく、複数個指定することができ、行となる項目（ここでは品名や販売先）も、入れ替えたり、複数追加することも可能です。

これで、かなりわかりやすい集計表が作成できるようになります。

2か月以上のデータを整理する

ここまでは1ヶ月単位の集計でしたが、2ヶ月、あるいは半年分の作業となってきた場合はどうでしょう。

基本的に毎日のデータは同じ項目が並ぶので、できれば一つのファイルにまとめておきたいところです。

そこで、シートのコピーを行い、簡単にわかりやすくまとめてしまいましょう。

左下のシート一覧の所を右クリックし、「シートの移動又はコピー」を選択します。

必要に応じて設定をしますが、ここでは「コピーを作成する」にチェックが入っているかどうか、確認しておきましょう。

「OK」をクリックするとシートが追加されますので、シートの名前を適宜変更しておきます。

コピーができたら数式や項目名など以外のデータを削除します。

この場合、数式が入っているとエラーが出ることもあるので、細部の確認をしておきましょう。

この例の場合、データの数値が空白になるため、数式にエラーが表示されますが、IF関数を使って、空白か「0」を表示するようにしておくと解決します。

参考までに、D列に品名を空白にするIF関数をご紹介します。ここでは、VLOOKUP関数を使って品名を引用しているので、下記のような数式になります。ひとつのセルに入力したものを他のD列のセルに適用したい場合、オートフィルを使えば適用できます。

=IF(C4>0,VLOOKUP(C4,品名一覧!C$1:D$50,2,FALSE),””)

このようにして、何ヶ月かたまってきたら、先ほどのピボットテーブルを使って、月ごとの集計を1シートにまとめてしまいましょう。

今回はピボットテーブルを作成するとき、既存のワークシートを選択し、表示させたいシートのセルを指定します。

毎月、繰り返しこの作業を繰り返すことで、月々の集計がまとまって確認できます。

さらにわかりやすい表を作成するには、もう一つ新しいシートを作り、個々のデータをコピーしていくと、きれいな表ができあがります。

また、ピボットテーブルはシートの整理だけでなく、データの分析にも活用できます。売上傾向や、売上減少の原因分析など、さまざまな用法がありますので、興味がある方は関連記事も読んでみてください。

投稿集計数値を見やすくする。月別の集計を整理するピボットテーブル活用法はエクセルサプリの最初に登場しました。

しかし、項目の多いデータや、同じシートに大量のデータを入力する場合は、途中でスクロールしないといけない場合があるため、入力に手間がかかります。

そのような時は、フォーム入力機能が解決してくれます。この機能はExcel2003以降で使えますが、ここではExcel2013を使って解説しています。

フォーム入力機能を使ってみよう

エクセルのフォーム入力は、データの項目を一枚のカードに表示させ、１データ（1レコード）を1枚のカードで入力できてしまう機能です。

項目が多くても画面をスクロールさせる必要がないので、伝票を連続的に入力していく場合に効率的です。

さて、フォーム入力機能を使う下準備として、リボンメニューに「フォーム」タブを作りましょう。

「ファイル」→「オプション」→「リボンのユーザー設定」の順にクリックし、「コマンドの選択」の中から「すべてのコマンド」を選択します。次に、左側のメニュー一覧から「フォーム」を右側のリボンメニュー一覧に追加してください。（図1）

図 1　新しく「フォーム」タブを作る

このとき、最初に新しいタブを追加しないと追加登録できないので注意しましょう。

準備はこれだけです。

フォームを使って簡単入力

ファイルを開き、「フォームタブ」を選択して、フォームボタンをクリックすると、ポップアップウインドウ（ダイアログ）が表示されます。(図2)

図 2　カード式のポップアップウインドウで閲覧、入力ができる

見た目はカードのようになっています。

右側のスライドバーを使うと、表示されるデータが順に変わっていきます。

一番下までスライドするか、新規入力ボタンをクリックして入力します。（図2）

数式のセルは入力できないので、誤って上書きすることもありません。

項目を移動する場合には、「TAB」キーを使います。

一度に多くのデータを入力すると、画面では確認できないので、連番がわからなくなることもあります。この場合は後で入力できるので、空白にしておきましょう。（図3）

図 3　フォーム入力で入力が簡単に

一通り入力できたら、フォームを閉じ、空白になっている連番を入力します。これは、オートフィルを活用すれば簡単にできます。オートフィルを行うには、セルにカーソルを合わせた状態で出てくる右下の■を、下に向けてドラッグします。

任意の場所までドラッグを行うと、自動的に連番が入力されました。数式も、自動的に入力されています。

販売先リストを作って入力を簡略化

会社では、販売先などコード管理している項目も多いと思います。

サンプル例では、すでに品名一覧で使用していますが、コード表を新たなシートに作成し、

VLOOKUP関数を使って自動的に販売先名が表示されるようにします。

• VLOOKUP関数の使い方については、こちらのページをご覧ください

こうすれば、番号入力だけで済むので、入力ミスや時間を軽減することができます。（図4,5,6）

図 4　リスト用に新規のシートを作成

図 5　VLOOKUP関数での範囲指定

VLOOKUP関数での範囲指定は、絶対範囲（＄をつける）で行う必要があります。

リストを作成したら、最初はシートを使わずに必要項目を入力し、正しく表示されるかチェックしておきましょう。(図6)

図 6　販売先コード入力列の追加と数式の確認

次から、フォーム入力ウインドウに、追加した項目が表示されます。(図7)

図 7　フォームによる入力

フォームによる検索を活用しよう

フォーム機能は、検索するときも便利です。

フォーム入力ウインドウの検索条件ボタンをクリックし、各項目の入力欄のいずれかに検索値を入力するだけで、検索値が表示されます。(図8)

図 8　フォームによる検索

この機能を使えば、修正したいデータがある場合、素早く目的のデータを見つけて修正することができます。

図 9　フォームでの検索で素早くデータにアクセス

番外として、VBAプログラムの知識がある方は、オリジナルのフォームを作ることもできますので、もっと便利なフォームを作ることもできます。

図 10　番外：オリジナルのフォームを作る

エクセルを効率良く使うコツは、ミスすることなく、誰もが活用できる形に仕上げることです。フォーム機能を使えば、ミスが起きづらく、誰でも活用できるデータベースを作れるようになります。ここへVlookup関数を組み合わせることで、日頃の業務処理速度もアップできるので、ぜひ試してみてください。

投稿「フォーム機能」と「VLOOKUP関数」を組み合わせて、販売データを作ってみよう！はエクセルサプリの最初に登場しました。

親子の年齢差を求める

下のような表で、親子の年齢差を求めてみます。

親の年齢は、必ず子どもの年齢よりも上になるので、「親年齢」-「子年齢」で親子の年齢差を表すことができます。

D2セルに

=B2-C2

を入力し、数式をオートフィルで下までコピーすれば完成です。

夫婦の年齢差を求める

次に下の表で、夫婦の年齢差を求めてみましょう。

先ほどと同じように、D2セルに

=B2-C2

を入力すると、下のようになります。

夫婦の場合は、どちらかが年上のケースもあるため、年齢差にマイナスがついてしまうことがあります。このようなときに、絶対値が便利になってきます。次は絶対値で差を求めてみましょう。

ここで、絶対値を求めるABS関数を使います。[数式]タブの[数学/三角]を選択してからABS関数を選択。

数値にB2-C2を入力します。数式を下までコピーすると、差を求めることができました。なお、ここではExcel2013を使用しておりますが、Excel2010などのバージョンでも同じ手順で行えます。

また、絶対値を使うと下の表のように、月別にチーム間の販売成績の差を求めることも可能です。同じように、左右で大小の順番が決まっていないようなデータについて比較を行うときには、便利な関数でしょう。

他にも、成績の売上の差など、さまざまな場面で、差を出してみると見えてくるデータなどもあるでしょう。絶対値を利用して、簡単にふたつの差を求めてみてください。単に数式でも求められるものではありますが、数式を考えて入力するより「差を求める」方が簡単に済ませられる場面も多くあります。ぜひ活用してみてください。

投稿数値の差が一目瞭然。ふたつの差を表したいときに便利な絶対値を使ってみよう！はエクセルサプリの最初に登場しました。

データベースは、どのように活用できるのかを知っておくと、業務の幅が広がります。今回は、データベース活用のひとつとして、Excel2010を用いて、必要な情報だけを抽出して結果を表示する方法をご紹介します。

必要な項目だけを抽出して、自動的に集計表を作成

【完成図】

膨大なデータベースの中から、必要な項目に合わせてデータを抽出して集計する方法です。
以下では完成図の作成方法をご紹介します。

例えば、下図のように商店の売り上げデータベースから、月ごとに品目別に合計を算出する集計表を作成します。

まず、下準備として、日付から月を算出する式を追加します。

「数式」タブから「日付/時刻」を選択し、その中からMONTH関数を選択します。

そして表示されたウィンドウの「シリアル値」に、日付が入力されているC4セルを指定すると、対象となる日付の「月」が表示されます。

これは月を判別するものなので、必要なければ非表示にしてしまってOKです。

条件を指定して該当する項目のみの合計を算出するには、SUMPRODUCT関数を使用します。SUMPRODUCT関数は、（「条件」*「合計したいもの」）で、合計に合致したものだけを合計することができます。条件は、「*」で繋げることで、複数の条件を設定することができます。

例えば、「1月」の「品目A」の合計を算出する場合は、

=SUMPRODUCT(($D$4:$D$140=J4)*($F$4:$F$140=”品目A”)*$G$4:$G$140)

となります。

あとは、項目毎に品目名を変更し、オートフィルを使って下にドラッグすれば、それぞれの月の合計を算出することができます。

IF関数を使って、エラー回避

計算式が正しくても、除算の分母が「０」になっていたり、ブランクとなっているとエラーとなり、「＃VALUE!!」と表示されてしまいます。

例えば、月ごとの合計を算出して前月との比較する時、当月の数値を前月の数値で割って計算をしますが、データベースが期中で未入力の場合、下図のようにエラーになってしまいます。

そこで、エラー回避の為に、IF関数を使いエラー回避を行います。

if関数は

＝IF(論理式,真の場合,偽の場合）

で表現されます。

その為、比較する月のどちらか（当月と前月）の数値が「０」である時は計算を行わずに、ブランクを表示することをIF関数で表現すると、こうなります。

=IF(OR(P4=””,P5=””),””,P5/P4)

四半期毎の比較でも、考え方は同じです。

１年を4半期で割ると3ヶ月になります。つまり、期中が3ヶ月分ない場合は、4半期に満たないということになります。4半期に満たない場合は表示しない、とすればいいのでそれをIF関数で表現すると、以下のようになります。

=IF(OR(R5=0,R8=0,COUNT(P4:P6)<=2,COUNT(P7:P9)<=2),””,R8/R5)

エラー表示がなくなると、表としても見やすくなります。

必要項目に合わせて、表をレイアウト

あとは、必要項目に合わせてレイアウトしていけば、マルチ集計表が完成します。

また、データベースが途中であっても、エラー表示がなく表示することができるので見た目もすっきりします。

今回は品名で作成しましたが、もちろん同じ要領で担当者別も作成することができます。

エクセルを使ったデータベース活用の基礎をご紹介しました。

データベースを作成すると同時に集計もできるので、ぐっと情報管理が楽になりますよ。

投稿データベースの基本を抑えよう！はエクセルサプリの最初に登場しました。

今回は、住所録やアンケート集計表、顧客情報など、大量のデータを使った仕事をされている方向けに、Excel2013を用いて抽出をすばやく、効率よく行なう操作方法をご紹介します。

まずはデータベースの簡単な作り方を確認しよう

エクセルに用意されているデータベースの機能は、作り方も重要です。せっかくエクセルを使って操作するのなら、機能を十分に使えるようなデータベースの作り方を覚えておきましょう。

さっそくフィルターを使ってみよう

フィルターは、目的に合ったデータを簡単に抽出してくれます。フィルターを設定するには、まず表内のセルを選択し、［データ］タブの［フィルター］ボタンをクリックします。

列見出しの各セルの右側に▼のボタンが表示されます。このボタンから抽出条件を指定できます。

埼玉県と東京都在住の人を抽出したい

まずはフィルターの基本操作を確認してみましょう。抽出したいデータがある列見出しの▼をクリックし、表示されたメニューで抽出項目を指定します。ここでは、［埼玉県］、［東京都］のチェックだけを残します。

埼玉県、東京都に住む人のデータのみが抽出されます。この要領で、他のデータも表示されるチェックをオンまたはオフにすることでデータを抽出できるようになります。

入門と基礎と書かれている講座の受講料をまとめて変更したい

価格が変更されたとき、まとめて変更したつもりでも、うっかり変更し忘れることがあるかもしれません。そんな場合は、テキストフィルターを使って、データを抽出してから、変更し忘れた受講料の価格を変更しましょう。まず、受講講座名の▼をクリックし、［テキストフィルター］をクリックします。［指定の値を含む］をクリックして表示されたダイアログで、次のように指定します。

入門と基礎の文字が含まれる講座のデータが表示されたら、変更し忘れた価格を変更しておきましょう。まとめて確認できるので、うっかりミスも防止しやすくなります。

テキストフィルターは文字を使ってのデータ抽出、数値フィルターでは上位10項目、平均より上、平均より下といった計算をするには、大変なデータの抽出も指定するだけで簡単に絞り込んで表示できます。

条件付き書式と並べ替えで抽出してみよう

条件付き書式を使うと、データの見た目が変わり、データの簡単な傾向などを、視覚的に把握しやすくなります。まず、男性と女性の文字に書式を設定してみよう。一つ一つ確認して書式を設定するより、断然時間短縮になります。

まず、抽出対象のセル範囲を選択し、［ホーム］タブの［条件付き書式］ボタンをクリックします。次に、［セルの強調表示ルール］をポイントし、［文字列］をクリックします。表示されたダイアログの［書式］の▼をクリックして一覧から書式を選択する。ここにない書式は、［ユーザー設定の書式］から指定できます。

さらに、年代に応じて書式を設定しましょう。同様の操作で、［セルの強調表示ルール］をポイントし、［指定の範囲内］をクリックします。下のダイアログで「20～29」の年代に書式を設定しています。同様の操作で、年代ごとに書式を設定してみましょう。

下の画面のように、性別、年代によって書式が設定されました。今度は並べ替えの機能を利用してみましょう。［ホーム］タブの［並べ替えとフィルター］ボタンの［ユーザー設定の並べ替え］をクリックします。

［並べ替え］ダイアログが表示されたら、上から順に並べ替える項目を指定していきます。並べ替えの項目を追加したい場合は［レベルの追加］をクリックして指定することができます。ここでは、性別、年齢別に並べ替えを指定しました。

次の画面のように、該当するデータが並べ替えられました。書式を設定すれば、20代の女性がどの講座を受けているかなどの傾向が把握しやすくなります。

まとめ

フィルターや条件付き書式、並べ替えの機能を上手に使って、データの抽出スピードを早めれば、作業も効率的にもなります。大量のデータを絞り込んで何かを企画したり、消費者の性別や年代の動向を把握する機会がある人は、ぜひ役立てみてください。

投稿必要なデータを効率よく抽出しよう！はエクセルサプリの最初に登場しました。

集計用シートを作ろう

集計するデータは専用のシートを作ります。集計用のシートは、先頭または末尾に置くのが一般的です。

ここに表示された「麻布店」から「利根川店」までの4店舗の集計結果の合計を「全店舗合計」シートに表示します。

各店舗の合集計結果を纏めよう

ここでは麻布店、目黒店、静岡本店、利根川店と、４店舗分のワークシートを用意しました。まずは、各ワークシートに記録された集計結果を確認しましょう。

各ワークシートとも、D13セルに合計金額が入っています。

【麻布店】

【目黒店】

【静岡本店】

【利根川店】

そこで、先ほど作成した「全店舗合計」シートに集計表を作り、「オートSUM」を挿入します。

対象のセルにSUM関数が挿入され、値の入力を待っている状態になります。

先頭の「麻布店」のシートを開き、合計金額が記入されたセル D13 をクリックします。

次はShiftキーを押しながら、最後尾の「利根川店」のシート名をクリックします。

こうすることでシートが複数選択されます。

数式バーにはこのように、「麻布店」から「利根川店」までのシートが範囲選択された状態で入っているはずです。

ここまで住んだらEnterキーを押します。

これで、麻布店から利根川店まで、４店舗の8月分合計金額が入力されました。

ここで注意すべきポイントは、複数選択するのは「シート」であって「セル番号」ではないということです。

この方法で串刺し集計を行なう場合、範囲選択する全てのシートの同じセル番号に集計対象となる値が入っている必要があります。

月次集計など、同じフォーマットを複数コピーして使っているワークブックを作る際に便利な手法なので、ぜひ使ってみてください。

投稿複数シートをまたいで集計する“串刺し集計”を覚えようはエクセルサプリの最初に登場しました。

ローンの多くは「元利均等返済方式」という、返済期間中ずっと一定の返済額で返済していく方法を採用しています。

エクセルには、この「元利均等返済方式」を求める関数式が入っています。

実際にローンを組む前に、借入金、利率、返済回数からシミュレートしてみてはどうでしょうか？

月々の返済額を求めるなら、PMT関数！

借入金に対して、利率と返済回数を入力することで、1回あたりの返済額を求める際は、PMT関数を利用します。

PMT関数の算式は、以下のように書きます。

=PMT(利率,期間,現在価値,将来価値,支払期日）

では、実際に入力して計算してみましょう。

今回は例として、借入金120万円、返済回数60回（5年間）、利率3％と仮定します。

「=PMT（）」と手打ちでも入力できますが、関数挿入ボタンから「財務」を選択すると簡単にPMT関数を使えます。

下図が表示されますので、各数値をそのまま入力していけばOKです。

式の入力が完了すると、毎月の返済額が表示されます。

=PMT(C4/12,B4,A4,0)

利率がC4/12となっているのは、ここでの利率が年利で表示されており、月単位で返済する際にかかる利率（月利）を計算するためです。

同じ借入金でも返済期間（5年（60ヶ月）、７年（84ヶ月）、10年（120ヶ月）、15年（180ヶ月）、20年（240ヶ月））を複数設定し、利率も合わせて変更すると、毎月の返済額のシミュレートを行なうことができます。

返済額の内、元金はどれだけ返済されているかを求めるならPPMT関数！

「元利均等返済方式」は、毎月の返済額は一定です。しかし、毎月返済している元金は一定ではありません。「元金＋利息」の支払いが、支払い期間で一定になるように振り分けているのです。

では、一回毎の支払いで、元金をどれだけ支払っているのでしょうか。

これはPPMT関数を使えばわかります。

PPMT関数の算式は、以下のように書きます。

＝PPMT（利率,期,期間,現在価値,将来価値）

※その他の数値は、PTMの説明と同じです。

前例と同じく借入金120万円、返済回数60回（5年間）、利率3％と仮定して計算してみます。

式を入力すると、その回数での元金が算出されます。

式を入力する際に注意したいのは、利率、期間、現在価値をセルで指定する場合は「$」をつけること。「$」をつけることで、オートフィルを行なっても、そのセルは固定されます。

それぞれのセルを指定せず、直接数値を式に入力するのも手です。

あとは、オートフィルでドラッグしていくと、各回数の支払い金額に対する元金を見ることができます。

返済額の内、利息分はいくらなのか求めるならIPMT関数！

IPMT関数は、PPMT関数の逆で、支払いの内の利息分を計算する関数です。

月々の「＝（返済額）－（PPMTの結果）」でも算出することもできますが、覚えておいて損はないと思います。

IPMT関数の算式は、以下のように書きます。

＝IPMT（利率,期,期間,現在価値,将来価値）

入力するそれぞれの数値は、PPMTと全く同じです。

先ほどのPPMTの式の横に利息分の式をつくり、実際に数値を入力してみます。

オートフィルで、各回数を調べてみると、回数を重ねる毎に毎月の元金の割合が上がり、利息分が減っていることが分かります。

ローン返済表（シミュレーター）

毎月の返済額、元金、利息が分かれば、ローンシミュレーターの完成です。

あとは、好みに合わせて「総返済額」や「元金残」などの項目をつくると、より使いやすいローンシミュレーターになっていきます。

「総返済額」はFV関数を使って計算できます。詳しくは、下記サイトをご参照ください。

• 元利均等返済での最終返済金額を計算する方法（エクセル関数リファレンス）

下図の「元金（元金残）」の項目は、次のように計算しています。

D7の計算式: =A4-B7
D8の計算式: =D7-B8
D8以下、オートフィル

このように返済シミュレーターを作り、自分の使いやすいようにカスタマイズすると、必要な情報がひと目で見られるようになり、便利です。

投稿エクセルで利息計算！住宅ローンにも使える元利均等返済方式はエクセルサプリの最初に登場しました。

INDIRECT関数は、計算式が「どこのセルを参照したか」を可視化する、「縁の下の力持ち」的な関数です。

そこで、売上シートと集計表を例にして、INDIRECT関数を使用してセルの参照先を可視化する方法をご紹介します。

（完成図）

INDIRECT関数を利用した参照先の可視化

ここでは、同じフォーマットで書かれた「本店」「名古屋支店」「大阪支店」の3店舗について商品ごとの月別売上シートがあり、これらのシートから「商品・支店別の集計」を行ないます。

そして、INDIRECT関数を使ってセルの値を計算式に取り込むために、SUM関数の参照先である「シート名」(C3からE6)と「参照セル」(B4からB6)を記述したシートを、集計用のシートとして用意します。

INDIRECT関数を使用するメリットは、このように参照先をセルに記述しておけることにあります。

例えば、セルC4に、シート「本店」における「商品A」の集計を行う場合は、以下の数式になります。

↓

セルC4では、INDIRECT関数を使用して、セルC3の“本店”とセルB4の“B3:B8”という二つの値を、SUM関数に取り込んでいます。つまり、INDIRECT関数を使用した場合、ここでは“=SUM(本店!B3:B8)”と同じ計算をしていることになります。※本店における「商品A」4月～9月の集計になります。

C4に計算式が正しく入力されたことを確認して、他のセルに計算式をコピーすれば集計シートは完成です。

最後に

通常の計算式では、計算内容を確認するまで参照先のシートやセルの座標がわかりませんが、このようにINDIRECT関数を使用することで、シートを見ただけで計算式の内容がある程度理解できるというメリットがあります。

業務の「引継ぎ」や計算式の「再利用」の場面、あるいは時間が長く経過してしまい、シートを作成した本人ですら作業内容を覚えていない……というようなことを回避できます。

また、実際にINDIRECT関数を使用してシートを作成すると実感できるのですが、セルに参照先を記述しつつ計算式を組み立てることで、ミスを少なくすることもできます。

このINDIRECTという「縁の下の力持ち」的な関数を利用して、ミスが少なく、業務の「引継ぎ」や「再利用」が容易にできる計算式の作成にチャレンジしてみませんか。

投稿セルの参照元が一発で分かる、INDIRECT関数の使い方はエクセルサプリの最初に登場しました。