顧客の都道府県別リストを作りたい、DM用に宛名ラベルを打ち出したい、そんな時に限って、住所データが1列に入力されていて使いにくいということは多いものです。また、特定の文字で行を区切って出力したい、姓と名前を分けて管理したいということも多々あるでしょう。そんな時に使えるのが、文字列の抽出です。
今回は下記のような住所録の都道府県名のみ抽出する方法を解説します。
左から決められた文字数を取り出すLEFT関数
都道府県名はたいてい住所の先頭に書かれています。そういう文字列の先頭から数文字を取り出すときに使うのがLEFT関数です。
LEFT関数は以下の書式になります。
- =LEFT(検索文字列,抽出したい文字数)
下記のセルの場合、=LEFT(A2,3）と入力すると
「あいう」という結果が返ってきます。
=LEFT(A2,7)だと、
「あいうえおあい」という結果になります。
３文字の県名、４文字の県名
しかし、都道府県の場合、都道府は全て３文字であるものの、県名のみ３文字と４文字があります。３文字の県名と４文字の県名、見分ける方法はないでしょうか？
こういう時に役に立つ関数がMID関数です。
MID関数は以下の書式になります。
- =MID(検索文字列,開始位置,抽出する文字数)
ですので、=MID(A4,3,1)の場合
=MID(A4,4,3)の場合は、
となります。
これをIF条件式の分岐条件に用いるとスッキリとした式になります。
都道府県名を抜き出す関数式をつくろう！
ここまでを元にして「４文字目が県（和歌山県、神奈川県、鹿児島県）だったら４文字取り出し、そうでないもの（その他の都道府県）は３文字取り出す」という条件式を書いてみましょう。
＝IF(MID(F2,4,1)=”県”,LEFT(F2,4),LEFT(F2,3))
見方を工夫するだけで、スッキリとした関数式で抽出することが可能になります。
なお、この条件式は「住所録リスト全てに都道府県名が記入されている」ことが条件になります。もし、一部データに抜けがある場合は、予め綺麗に整えておいてくださいね。
他にも、「市区町村」や「様」「株式会社」など、同じように文字列を抽出したい場面があったら、ぜひ応用してみてください。きっとデータの整備に役立つはずです。
