経理事務の多くは専用のソフトウェアを使って行われます。しかし、その中でも財務状況の分析や集計はエクセルを使うという人は多くいます。エクセルが苦手な方の中には、「他のソフトウェアでもできるんだから、できるだけエクセルを使いたくない」と思っている方もいらっしゃるのではないでしょうか。
一体、なぜエクセルを活用しているのでしょうか？ また、どのようにエクセルを活用しているのでしょうか？
実際にエクセルを使って経理事務を行っているIさんに、お話を聞いてみました。
エクセルを使う理由は関数にあり。プロに聞いた抑えるべき7つの関数
経理の仕事はエクセル以外のソフトウェアを使っていることが多いと思います。そんな中で、なぜエクセルを使っているのでしょうか？
経理をする上で、受発注管理や会計といった経理業務の多くは専用のソフトウェアを使っています。その中でエクセルは、何かを集計するときに使います。
なぜかと言うと、エクセルは他のソフトウェアから出力したデータを統合したり、分析を行うのに便利だからです。
例えば、損益計算書を作る、予実分析を行う、売上・コストの集計などで使っていますね。
なるほど。その中で損益計算書を例にすると、どのように使っているんでしょうか？
まず、エクセルで作るには2つの工程があって、最初の工程が真っ白な状態から損益計算書を作る上で必要な枠組みを作ること。その次の工程は、販売管理、会計ソフトウェアからCSVファイルを出力し、その中にあるデータをエクセルに落としこみ、必要な数字を取り出せるように、関数で加工していきます。
エクセルに苦手意識を持つ人は、2つ目の関数で加工するという工程が苦手な人も多いと思います。どのようにすればよいのでしょうか？
関数はたくさんあって大変なように見えますが、実は業務で使うのなんてほんの一部なんですよ。例えば、損益計算書で使った関数は7個だけなんです。
たった7つなんですか？
はい、一見複雑そうに思えても、よく使う関数だけ抑えておけばスムーズに作業が進められるんです。
よく使う関数を教えてください。
まず基本のSUMですね。販売管理費や仕入を合計したりする場面で使っています。一列の数字を単純に足すだけならオートSUMを使いますね。ショートカットであるALT + Shift + =を覚えておくと何かと便利です。
加算の関数ではもうひとつ、SUMIFSを使います。SUMIFSは選択した範囲の中にある条件と一致したセルを合計できます。例えば、受注事業で、ステータスが請求日が確定しているか、受注確定になっているものだけを合計するという使い方をしています。SUMIFでも同じようなことをできますが、SUMIFだと条件をひとつしか指定できないので注意が必要ですね。
あと、SUMIFの条件指定にはワイルドカードをよく使います。「*費」と条件指定すれば、範囲内にある「人件費」や「交際費」なんていうのも合わせて計算できますからね。
集計のところで言うとSUBTOTALも使います。合計のときにSUBTOTALを使うと、SUBTOTALを使って計算したセルを抜かして合計を計算してくれるので、例えば行で複数回合計を使う場合なんかは便利です。SUBTOTALは他にも機能があって、最小値（min）や最大値（max）を求めたり、平均（average）を求めるなんてこともできます。エクセルを使うなら絶対に覚えておきたい関数ですね。
VLOOKUPもよく使いますね。他のソフトウェアからCSVで落として入れ込んだデータを別のワークシートに入れているので、データを参照して合算するのに便利なんです。VLOOKUPは苦手意識を覚えている人も多いですが、一度覚えてしまえば色々なことに応用できます。教わりながらでも習得しておきたいですね。
計算に使う関数では無いところでいくと、IF関数もたくさん使います。損益計算書の中では予算と実績を取り扱いますが、たとえば4月時点では5月の実践値は出ていません。そこで「予算」と入力すれば売上や仕入の予算値を表示、6月には結果が出ているので「実績」と入力し売上や仕入の実績値を表示できるようにすれば便利ですよね。IF関数を使えば、これが簡単にできるんです。条件分岐って言うと難しそうですが、セルに「これが入ってたらA、あれが入ってたらB」のように考えれば分かりやすいですよ。
あとはROUND関数でしょうか。消費税の計算をすると小数点が出てきますよね。会社によって切り上げか切り下げ、どちらか変わるのですが、そんなときに使います。ちなみに切り上げならROUNDUP、切り下げならROUNDDOWNでもできるので面倒な入力も必要ありません。
確かに、それだけ使えれば必要な表が作れてしまいますね。
そうなんですよ。だから苦手意識を持っている人も、あまり難しく考えずに「これだけでいいんだ！」って思いながら作成するようにすればいいんです。もちろん、他の関数を使う場面はどうしても出てきますが、そのときは検索すればいいんです。私も自信がないときは検索するようにしてます。
大事なのは、いかに効率的に作業が進められるか、ってことです。そのために頻繁に使う関数だけ覚えておけば無駄も少ないし、それまでの倍以上の速さで仕事ができるようになります。
最後に
実践で使うエクセル関数がたった7個というのは少し驚きましたが、頻繁に使う関数だけ覚えておけば効率的に作業が進められるようになります。
ただ、あなたが行っている業務内容によっては、他の関数が多く使われるかもしれません。あなたが行う作業を整理し、その中で多く使うことになる関数を見つけて、必要なものから覚えていきましょう。それだけで、あなたの作業は圧倒的に速くなりますよ！
