PDFは内容の改変禁止やコピーの禁止など、受け取った人が改変することを禁ずる設定を行なうことができます。また、OSやデバイスに関係なく閲覧することができるので、事業報告書や財務報告書などのIR情報をウェブ上で配布する手段として優れています。
公的に情報を発信する方法のひとつとして、作成したエクセルファイルをPDFで保存する方法を学んでみましょう。
今回は、Excel2013を使用してご紹介いたします。
エクセルのシートをPDFとして保存
エクセル2013で作成したシートをPDF形式で保存する場合は「エクスポート」を選びます。
「PDF/XPS ドキュメントの作成」の中にある「PDF/XPSの作成」をクリックすると保存用のダイアログが出てきます。
「オプション」から保存する範囲や付加情報を選択できます。
ブック全体だけでなく、選択した（この操作をする時に開いていた）シートのみをPDFとして出力することもできます。
なぜPDFで公開するのか？
これでウェブ上で公開するPDFファイルを作成できますが、そもそも、なぜPDFでIR情報等を公開するのでしょうか。
それはPDFという形式が「紙の替わり」として考案されたものだからです。
紙で提出するとメールに添付したり、ウェブ上に転送できませんよね。かといって通常のテキストやドキュメントファイルでは容易に改変できてしまいます。
そこで「紙」をデジタル化するためにPDFを使います。
PDF化したファイルは紙に描いた資料のように、どんな環境でも同じレイアウトで閲覧することができます。IR情報を載せたパンフレットなどを作る際、これが非常に役立つのです。
今では領収書や請求書をPDFで出力・添付し、メールで送ることがあります。このため個人や組織を証明するための電子印鑑なども存在します。
重要な書類はPDFで作成する。ビジネスマナーとして覚えておくと今後役に立つかもしれません。
