リスト形式に作られた表は一定のルールにそって並べ替えることで、見やすく、使いやすくなります。グラフを作成する前に、体裁を整えたり、途中に小計を挟み込んだり、並べ替えを行いましょう。
多彩で柔軟なエクセルの並べ替え機能である、6つの方法をご紹介します。なお、ここではExcel2013を使用しております。
基本的な並び替えは一瞬でできる
並べ替え機能を使うための基本動作は以下の2つです。
1. 並べ替えのキーになる列の一部を選んで「データ」タブの「昇順」または「降順」をクリック
2. 並べ替えのキーになる列の一部を選んで右クリックから「並べ替え」を選んで表示される並べ替え方法をクリック
並べ替えの対象はエクセルが自動で判別し、先頭行は表頭として扱われます。対象範囲が意図したとおりに選ばれない場合には、対象範囲全体(サンプルの場合はA1からG15)を選択してから上記の操作を行ってください。
オートフィルタから並び替え機能を使う
オートフィルタのプルダウンから並び替え機能を呼び出せます。オートフィルタと並べ替えを組み合わせての操作は表の分析の際に非常に便利で頻繁に使われます。
複雑な並べ替えは「並べ替え」ダイアログボックスで
すべての並べ替え機能は、対象の表を選択した状態で「データ」タブの「並び替え」をクリックすると現れる「並べ替え」ダイアログボックスに集約されています。ここで並び替えの条件を設定して右下のOKボタンを押せば、元の表が並べ替えられます。
以下はどんな並べ替えでも設定が必要な項目です。
1. 並べ替えに使う列(項目)
2. 並べ替えに使うセルの要素(値、セルの色、フォントの色、セルのアイコン)
3. 並べ替えの順序
昇順、降順、ユーザー設定リスト
通常の表であれば先頭行が表頭として作られているはずなのですが、データのみで表頭がない(先頭行も並べ替える)場合には、「並べ替え」ダイアログボックスを開いて「先頭行をデータの見出しとして使用する」のチェックを外してください。
自分だけの並べ替えルールを設定できる
「ユーザー設定リスト」を用いれば、自分で独自に設定した順序で並び替えができます。
「順序」→「ユーザー設定リスト」で表示される「ユーザー設定リスト」ダイアログで「新しいリスト」を選び、右側の「リストの項目」欄に凡例にしたがって項目を順に記述し、「追加」ボタンをクリックすればユーザー設定リストに登録されます。
これを選んで「OK」をクリックすれば指定したユーザー設定リストが「並べ替え」ダイアログの「順序」に反映されます。
複数の条件を組み合わせて並び替えられる
複数の項目に並び替えの条件を設定することも可能です。これは実際の業務でも使用頻度の高いテクニックです。
「並び替え」ダイアログでまず最優先の並び替え条件を設定したら、「レベルの追加」をクリックしてその次に優先する条件の入力欄を追加し、ここに記述します。サンプルでは性別順-年代順-血液型順の並び替えを設定しています。
もちろんレベルは追加だけでなく、削除や順序の変更も可能です。
列方向の並べ替えもできる
「並び替え」ダイアログの「オプション」をクリックすると開く「並べ替えオプション」ダイアログでは、通常は行単位に行われる並べ替えの方向を列方向に変えることができます。使用する場面は少なそうですが、大文字と小文字を区別やふりがなを使っての並び替えも可能です。
効率よく並べ替えをトライ&エラーしよう
直前に実行した並び替えの条件は「並び替え」ダイアログに記録されるので、繰り返しの並べ替えもスピーディにできます。
また、並べ替え前の状態で連番を付けておけば、その連番で並べ替えを行うことで即座に元の順番に戻せます(サンプルのケースではIDが使えます)。
エクセルの並べ替え機能は複雑な並べ替えもシンプルに短時間で行なえます。様々な並べ替えを行なって、見やすい表を作ってみてくださいね。
