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2019年11月8日

使いたい設定がすぐに呼び出せる!簡単&便利な【ユーザー設定のビュー】機能

cell-bond

Excelファイルを使う際、その時々に合わせて表示シートを切り替えたり、フィルターの設定を適用したりすることがありますが、せっかく自分の好みの状態に設定してファイルを保存しても、次に別の設定をすると前の設定は失われてしまいます。
しかし、そうした表示や設定のパターンを登録することが出来て、ケースに合わせて簡単に呼び出せるとしたら大変便利ですね。

じつは、それを叶えてくれるのが「ユーザー設定のビュー」という機能。
ヘッダーや印刷範囲といったページ設定、行や列の表示/非表示、ウィンドウやフィルター設定など、独自で設定した表示状態を登録しておくことで、使いたい状態を必要な時にいつでも簡単に呼び出すことができる機能です。使いたい設定パターンが「ビュー」として名前を付けて複数登録できるようになっており、登録した表示を呼び出すことによって、元の状態を簡単に復元させることができるのです。

今回は下の名簿を使って、その操作方法を解説します。
WS000000

【パターン1】名前:既定
● すべてのデータが表示されている状態

【パターン2】名前:会員名簿印刷用
● 印刷する際に不要な情報を非表示にする
● A4用紙を縦に使って、印刷時の配置を左右中央にする

【パターン3】名前:同窓会参加者
● 印刷に不要な列を非表示にした状態(パターン2)
● 同窓会出席者だけをオートフィルターで抽出
● A4用紙を縦に使って、用紙の左右中央に印刷、縦1ページに収まるように縮小設定

こういった設定を仕事に合わせて都度設定し直していたら、時間もかかりますし、何より面倒です!
では早速、この2つのパターンを登録してみましょう。

ビューの追加

まず、【パターン1】の作業から。
登録する前に、まずはすべてが表示された、基本となる状態の【パターン1】を作り、この表示状態を登録します。

[表示]タブ、[ブックの表示]グループの、[ユーザー設定のビュー]ボタンをクリックします。
WS000001

【パターン1】を新しく登録するので、[追加]ボタンをクリックし、[名前]欄に分かりやすい名前を入力します。
名前:既定
WS000002

「OK」ボタンをクリックすると【パターン1】の設定が「既定」という名前で登録されます!

次は【パターン2】の登録です。
やはり登録する前に【パターン2】の状態を作成します。印刷に不要な列を非表示にし、用紙の左右中央に印刷されるようにページ設定をします。
【パターン2】の状態を作ったら、先程と同じように【ユーザー設定のビュー】の【追加】ボタンを使って現在の状態を登録しておきます。
名前:会員名簿印刷用
WS000003

次は【パターン3】の登録です。フィルターの設定を登録してみましょう。
これまでと同様、登録する前に【パターン3】の状態を作ります。【パターン2】の設定に加えてフィルターを設定し、同窓会参加が「○」のデータを抽出して【パターン3】の状態にしたら、【ユーザー設定のビュー】の【追加】ボタンを使って現在の状態を登録します。
名前:同窓会参加者
WS000004

これで3つのパターンを登録することができました!

ビューの切り替え

あとはその時々に合わせて状態を切り替えて使います。
[表示]タブ、[ブックの表示]グループの、[ユーザー設定のビュー]ボタンをクリックします。

WS000005

登録したパターンの名前がダイアログボックスで表示されるので、その中から使いたいパターンの名前を選択し、[表示]ボタンをクリックすれば、一発で切り替えることができます!

WS000006

この他にも、ユーザー設定のビューには画面の拡大・縮小表示(ズーム)や、ウィンドウ枠固定の状態などの登録もできます。

定期的に行う作業でファイルを開く度に設定し直すのは面倒ですし、設定を変えながら作業する場合にも、この機能を活用するととても便利です。

パターン1のように表示や印刷の様々な設定をする前の基本の状態を登録しておくと、いろいろな応用パターンが準備できるので、案外重宝しますよ。

 

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