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2019年5月16日

繰り返し入力って面倒!Excel作業のあるあるは”一括入力”で解決!

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Excelのデータ入力では上のセルと同じ数字や文字、数式を入力するといった繰り返し作業が意外と少なくありませんよね。

入力するセルの数が少なければ地道に手入力するのもそれほど労力を感じませんが、セルの数が多い場合には、同じ内容を繰り返し入力するのはとても面倒なものです。そんな時、エクセルに慣れた人はコピー&ペーストやショートカットキーを使って簡単操作しているようです。

新しくデータを入力する場合と、入力済みのデータを利用する場合で操作は違ってきますが、次のような方法で面倒な繰り返し入力の手間を省いてみましょう。

新規入力する方法(複数のセルに同じ内容を一括入力する)

複数セルに同じデータを【一括入力】する方法です。文字データにも数値データにも使えます。

1つ目のセルを選択します(
[Ctrl]キーを押しながら入力する2つ目以降のセルをクリックしていきます()。

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セルが選択された状態で、最後に選択したセルに「受付担当者名」を入力します()。最後のセルだけに入力されているように見えますが、問題ありません。

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入力が完了したら、[Ctrl]キーを押しながら[Enter]キーを押します)。[重要!]
※[Ctrl]キーを押しながら[Enter]を押さないと、入力した内容が最後に選択したセルにしか反映されないので注意しましょう。

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入力済みの文字データを利用する方法①(ドロップダウンリストから選択)

Alt+キーを利用すると、列方向でそれまでに入力されたデータの一覧がリスト形式でドロップダウン表示されます。その中から該当するデータを指定することで、簡単にデータの入力を行うことができます。
繰り返し同じデータを入力する場合に便利なショートカットキーです。この機能は、列方向の連続しているデータ範囲で【文字データ】にのみ利用できます。

※アクティブセルで【右クリック】し、[ドロップダウンリストから選択]をクリックしても同様の操作になります。

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入力済みのデータを利用する方法②(オートコンプリート)

オートコンプリートというのは入力欄に表示される過去の履歴のことです。

オートコンプリート機能とは、入力した文字と同一列内の入力済みの単語/文字列が一致した場合に、残りの文字が予測されて自動的に入力表示される機能です。
セルに先頭の何文字かを入力するとオートコンプリートが作用し、Enterキーを押すだけで入力が完了します。この機能は【文字データ】にのみ利用できます。

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Excelに毎日文字や数字を入力している方にとっては、間違いなく、手早く、少しでも簡単に入力したいもの。そんなときに利用したいのがエクセル機能です。

エクセルの便利な機能を使えば、面倒な繰り返し入力もじつは案外手間なく行うことができます。
基本的な操作だけに応用範囲も広く、覚えておいて損はありません。しっかり活用してエクセル上級者を目指しましょう!

 

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※1 Excelは、米国Microsoft Corporationの、米国およびその他の国における登録商標です。

※2 「エクセルサプリ」 は、独立のコンテンツであり、マイクロソフトコーポレーションと提携しているものではなく、また、マイクロソフトコーポレーションが許諾、後援、その他の承認をするものではありません。

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